Onde meus arquivos ficam guardados de verdade?

Isso é importante de entender: o arquivo em si não fica guardado no mesmo lugar que outras informações do app.

Como funciona por trás dos panos

Quando você envia um arquivo, ele passa por uma API própria do sistema, que repassa o conteúdo para um serviço de hospedagem gratuito externo — isso aparece de forma transparente na própria tela de upload, no aviso "Será enviado (até 200MB)". Só os metadados do arquivo ficam salvos no banco de dados da organização: nome, link do arquivo, tamanho, tipo, categoria, pasta e quem enviou.

Vale saber: como o link gerado é um link direto de acesso público, qualquer pessoa que tiver esse link consegue abrir o arquivo, sem precisar de login no sistema. Não existe hoje um "link público com controle de acesso" — veja mais sobre isso em O botão de compartilhar um arquivo funciona de verdade?

Quem pode fazer isso

Quem pode fazer isso: qualquer pessoa que envie um arquivo pelo atalho "Documentos" tem o arquivo tratado dessa mesma forma — não há uma opção de escolher outro local de armazenamento por enquanto.