Existe controle de validade ou de versões antigas de um documento?

Não, nenhum dos dois existe hoje. Não há campo de "data de validade/expiração" em nenhum documento do sistema — se a organização precisa controlar o vencimento de contratos ou seguros, isso não é feito automaticamente pelo sistema hoje, precisa ser controlado por fora (por exemplo, em uma planilha à parte ou lembrete manual).

Também não existe controle de versão: não é possível ver "versões antigas" de um arquivo depois de reenviá-lo. Se um documento precisa ser atualizado, o arquivo novo substitui o antigo apenas enviando um novo registro — ver Como envio um documento ou arquivo para o sistema? — sem histórico automático ligando as duas versões.

Se um arquivo antigo for excluído por engano, a única forma de recuperação é pela Lixeira, e só enquanto ele não tiver sido excluído permanentemente de lá — ver Como excluo um arquivo? Dá para recuperar depois?

Quem pode fazer isso

Quem pode fazer isso: esta é uma limitação do sistema como um todo, não uma questão de permissão de usuário — vale para qualquer pessoa que use o módulo de Documentos e Arquivos.