Como funciona o sistema de Documentos e Arquivos da organização?

O módulo de Documentos e Arquivos é onde a organização guarda contratos, recibos, atas, regulamentos, fotos e qualquer outro arquivo relevante, num só lugar acessível a quem trabalha na administração do condomínio/empresa. Esta pergunta dá a visão geral do fluxo completo; cada etapa tem uma pergunta própria com todos os detalhes.

Menu principal ➔ atalho "Documentos" ➔ tela "Gerenciador de Arquivos"

Como funciona, de ponta a ponta: você envia um arquivo pela tela de Upload, o sistema guarda o arquivo em si num serviço externo (não é o mesmo lugar onde ficam fotos de outras partes do app) e salva só os metadados (nome, link, tamanho, categoria, pasta) no banco de dados da organização. A partir daí, o arquivo aparece organizado por pastas e categorias no "Gerenciador de Arquivos", pode ser visualizado conforme o tipo dele, renomeado ou movido, e — se excluído — passa primeiro por uma Lixeira antes de sumir de vez.

Etapas do fluxo

• Envio: ver Como envio um documento ou arquivo para o sistema? e Que tipos de arquivo posso enviar? Existe limite de tamanho?
• Armazenamento real: ver Onde meus arquivos ficam guardados de verdade?
• Organização: ver Como organizo meus arquivos em pastas e categorias? e Existem prateleiras e busca para encontrar arquivos rapidamente?
• Espaço disponível: ver Existe limite de espaço de armazenamento? Onde vejo quanto já usei?
• Visualização e edição: ver Como eu visualizo diferentes tipos de arquivo? e Dá para editar o conteúdo de um documento dentro do app?
• Exclusão: ver Como excluo um arquivo? Dá para recuperar depois? e Como funciona a exclusão de uma pasta inteira?
• Permissões: ver Quem pode ver e gerenciar os documentos da organização?

Vale saber desde já: este módulo tem algumas limitações importantes que valem ser conhecidas antes de depender dele para processos críticos — por exemplo, o botão de "Compartilhar" hoje não copia link de verdade (veja O botão de compartilhar um arquivo funciona de verdade?), e não existe controle de validade de contratos/seguros nem histórico de versões (veja Existe controle de validade ou de versões antigas de um documento?).

Quem pode fazer isso

Quem pode fazer isso: o atalho "Documentos" aparece sempre desbloqueado (sem cadeado) para quem tem perfil de equipe/funcionário. Não existe uma permissão específica chamada "Gerenciar Documentos" — o controle de acesso é feito pelas regras de segurança do banco de dados, não por uma trava visível no app. Veja detalhes e nuances em Quem pode ver e gerenciar os documentos da organização?